- Le module Dossier d'importation permet aux responsables de suivre les dossiers d’importation, tout en automatisant le calcul du coût des biens importés (valorisation du stock au coût unitaire) en y intégrant le prix d'achat et l’ensemble des coûts logistiques (Transport, Douanes, Transit ..etc) il permet ainsi :

 

•  L'assignation de tâches et leur suivi

•  Le renseignement des informations liées au transit de la marchandise.

• Il permet de centraliser les coûts liés à un même dossier.

                                                               Sommaire

• Configurer les partenaires 

• Configurer les articles importés 

• Configurer les services 

• Configurer les check-lists 

• Autres configurations 

• Créer une commande d’achat d’un fournisseur international 

• Créer le dossier d’importation 

• Créer la facture d’importation 

• Créer les factures de logistique et des autres services 

• Suivre le dossier d’importation 

• Calculer les coûts logistiques 

• Consulter le coût des articles

I) Configurations

Configurer les partenaires

Depuis l’application de gestion des contacts ⇒ Nouveau

Créez un nouveau contact 

L'onglet importation est maintenant disponible 

• “Est un fournisseur international” pour configurer un fournisseur international

• “Est une compagnie de fret” pour configurer une compagnie de transport international

Remarque : Vous devez aussi définir le type de fret pour une compagnie de transport

• “Est un transporteur” Pour configurez un transporteur

Remarque : ne rien cocher pour la Douane

Configurer les articles importés

Accédez aux articles ⇒ nouveau 

Ensuite il faudra créer une catégorie d’article et la configurer soit sur : 

• First in First Out

ou

• Coût unitaire moyen pondéré

 

Configurer les services

Accédez aux articles ⇒ cliquez sur nouveau 

• Pour créer un article pour le transport, définir le nom puis cochez service

Depuis l’onglet achats cochez “Est un coût logistique” ceci vous permettra de répartir le montant facturé de cet article sur un ou plusieurs bons de livraison, et ce selon plusieurs critères ( Egal, par quantité, par cout actuel …etc)   

Créez les autres services (transit, taxes douanières ,..etc ) de la même façon, en créant un nouvel article puis en cochant “Est un coût logistique” 

 

Configurer les check-lists

La check-list vous permet de suivre les différentes étapes et tâches liées à l'importation de votre marchandise 

Pour créer une check-list depuis dossier d’importation ⇒ Configuration ⇒ Modèles de check-lists ⇒ Nouveau

Nommer la check-list

1. Cliquez sur ajouter une ligne 

2. Saisir le nom de l’étape que vous voulez définir

La Check-list par défaut montre un exemple des possibilités pour chaque étape.

 

Autres configurations 

Vous pouvez aussi configurer les types de fret et les étapes des dossiers 

II) Utilisation

Créer la commande d’achat d’un fournisseur international 

1. Définir le fournisseur international précédemment configuré

2. Ajouter les produits définir les quantités 

3. Confirmez la commande 

4. La référence du dossier d'importation se remplira automatiquement dès la confirmation du bon de commande.
   
   
   

Créer le dossier d’importation 

Créer la facture d’importation

• Ajoutez le dossier d'importation 

• Confirmez la facture
  

 

Créer les factures de logistique et des autres services

Transport 

1. Mettez un fournisseur de services liés au dossier d’importation (exemple : transporteur)

2. Définissez le dossier d’importation correspondant au service

3. Définissez l’article qui correspond au service

4. Confirmez la commande 

Enfin créez la facture sans oublier de remplir le champ “Coût pour le dossier” avec la référence du dossier d’importation correspondant  

Transit 

Exemple de création d’une deuxième facture pour le transit

Transporteur

Taxes douanières 

Suivre le dossier d’importation

1. Sélectionner une check-list (La check liste par défaut est déjà mise à votre disposition)

2. Onglet check-list

b.1) Assigner la tâche à un utilisateur

b.2) Titre de la tâche

b.3) Ajouter des remarques 

b.4) Définir l'état de la tâche (A faire , en cours , Fait…etc)  

b.5) Ajouter un élément de check-list 

3. Ajouter des containers au dossier d’importation 
   
   
   

1. Sélectionner la compagnie de fret

2. Définir le numéro du container

3. Sur le workflow chaque fois qu’on passe une étape une nouvelle section du formulaire est déroulée

• Flottant

Remplir les champs encadrés à l’image

   

• A quai

    

• Sous douane, Dédouané

   

• Dépotage terminé, Container restitué

   

• Vous pouvez suivre les dossiers d'importation depuis la vue principale de l’application  , trois étapes par défaut sont mises à votre disposition, vous pouvez en ajouter d’autres en cliquant sur + État.  

 

Calculer les coûts logistiques 

Sur le dossier d'importation cliquez sur Calculer les coûts

1. Cliquez sur Calculez les coûts, pour afficher la fenêtre (ci-dessous)
   
   

  

• Le premier onglet affiche le bon de réception correspondant à la marchandise importée
   

  

• Le deuxième onglet affiche les factures des coûts de la marchandise et des autres prestataires

 

Consulter le coût des articles 

Le coût du produit importé frais logistiques compris sera calculé et affiché automatiquement sur le formulaire de l’article sur le champ coût.